Przeniesienie zagranicznego aktu stanu cywilnego do rejestru stanu cywilnego - transkrypcja

Sposób załatwienia sprawy:

Zagraniczny dokument stanu cywilnego, będący dowodem zdarzenia i jego rejestracji, może zostać przeniesiony do rejestru stanu cywilnego w drodze transkrypcji. Transkrypcji podlega dokument, który w państwie wystawienia jest uznawany za dokument stanu cywilnego i ma moc dokumentu urzędowego, jest wydany przez właściwy organ oraz nie budzi wątpliwości co do autentyczności.

Wniosek do wybranego kierownika urzędu stanu cywilnego o dokonanie transkrypcji może złożyć osoba, której dotyczy zdarzenie podlegające transkrypcji, lub inna osoba, która wykaże interes prawny w transkrypcji lub interes faktyczny w transkrypcji dokumentu potwierdzającego zgon.

Miejsce złożenia dokumentów:

Urząd Miejski w Trzebnicy
Wydział Spraw Obywatelskich – Urząd Stanu Cywilnego
pl. M. J. Piłsudskiego 1
55 – 100 Trzebnica
pok. 37 (parter)
tel. 071 388 81 16, 388 81 37

Dokumenty wymagane od wnioskodawcy:

1. Wniosek wraz z oświadczeniem, że dotychczas akt zagraniczny nie został przeniesiony do rejestru stanu cywilnego (na formularzu urzędu lub innym, dowolnym).
2. Dokument, który w państwie wystawienia jest uznawany za dokument stanu cywilnego i ma moc dokumentu urzędowego, jest wydany przez właściwy organ oraz nie budzi wątpliwości co do autentyczności. Dokumenty w języku obcym przedkłada się z urzędowym tłumaczeniem na język polski dokonywanym przez tłumacza przysięgłego wpisanego na listę prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości, tłumacza przysięgłego uprawnionego do dokonywania takich tłumaczeń w państwach członkowskich Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) albo konsula.
3. Jeżeli zagraniczny dokument stanu cywilnego potwierdzający zawarcie małżeństwa nie zawiera zapisu o oświadczeniu małżonków w sprawie swojego nazwiska noszonego po zawarciu małżeństwa, małżonkowie mogą złożyć takie oświadczenia w składanym wniosku o transkrypcję albo w każdym czasie złożyć je do protokołu przed kierownikiem urzędu stanu cywilnego, który dokonał transkrypcji. W tym samym trybie małżonkowie mogą złożyć oświadczenie w sprawie nazwiska dzieci zrodzonych z tego małżeństwa. 
4. Dowód osobisty wnioskodawcy do wglądu.

Informacje o opłatach:

Opłata za odpis zupełny aktu stanu cywilnego wydany po dokonaniu transkrypcji wynosi 50,00 zł 

Opłatę można uiścić na miejscu kartą lub na konto bankowe Gminy Trzebnica: Bank Spółdzielczy w Trzebnicy, Nr rachunku: 73 9591 0004 2001 0000 4431 0107. W przypadku dokonania opłaty skarbowej przelewem bankowym należy dołączyć potwierdzenie dokonania przelewu.

Termin załatwienia sprawy:

Transkrypcja dokonywana jest niezwłocznie.

Sprawy skomplikowane mogą spowodować wydłużenie terminu z przyczyn niezależnych od tutejszego Urzędu.

Zgodnie z artykułem 35 § 3 Kodeksu postępowania administracyjnego sprawy wymagające postępowania wyjaśniającego powinny być załatwione nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowane  nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania. Zgodnie z artykułem 36 § 1 o każdym przypadku nie załatwienia sprawy w terminie określonym w artykule 35 organ obowiązany jest zawiadomić strony, podając przyczyny zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia sprawy.

Podstawa prawna:

1. Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. - prawo o aktach stanu cywilnego.
2. Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. – kodeks postępowania administracyjnego.
3. Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej.

Tryb odwoławczy:

Odwołanie od decyzji odmownej można wnieść do Wojewody Dolnośląskiego, za pośrednictwem kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Trzebnicy, w terminie 14 dni od daty otrzymania decyzji. 

Uwagi, informacje dodatkowe:

1. Dokumenty składane wraz z wnioskiem nie podlegają zwrotowi, lecz są włączane do akt zbiorowych aktu stanu cywilnego i przechowywane w USC przez wymagany okres, a następnie przekazywane do archiwum państwowego.
2. Kierownik urzędu stanu cywilnego, dokonując transkrypcji, wydaje wnioskodawcy odpis zupełny sporządzonego aktu stanu cywilnego.